Proces:Beschrijving

Hoewel deze beschrijving correct weergeeft hoe het EekBoek boekingsproces verloopt is de intentie een referentiedocument te zijn als basis voor vertalingen

Een EekBoek boekhouding omvat een of meer administraties.

Een administratie bestaat uit een gestructureerde verzameling grootboekrekeningen. Elke grootboekrekening, vaak gewoon rekening genoemd, heeft een nummer, een omschrijving, een openingssaldo en een actueel saldo. Dit saldo is de som van het openingssaldo en alle op deze rekening uitgevoerde boekingen.

De grootboekrekeningen zijn verdeeld in twee soorten: de balansrekeningen en de omzet- of resultaatrekeningen. Verder zijn de grootboekrekeningen ingedeeld naar een schema van hoofdverdichtingen en verdichtingen. Voor de nederlandse boekhouding wordt een rubriekenschema gebruikt gebaseerd op het stelsel Bakker.

Gangbare hoofdverdichtingen voor balansrekeningen zijn Vaste activa, Vlottende activa, Eigen vermogen en Vreemd vermogen. Voor de omzetrekeningen zijn dit Bedrijfsopbrengsten, Personeelskosten, Afschrijvingen en Financiële baten & lasten.

Onder de hoofdverdichtingen zitten de verdichtingen. Bijvoorbeeld, onder Vlottende activa zitten verdichtingen als Handelsvoorraden, Vorderingen, Liquide middelen en Tussenrekeningen.

De balansrekeningen zijn van het type Debet of Credit. De resultaatrekeningen zijn van het type Kosten, Neutraal of Omzet.

In de administratie speelt een aantal grootboekrekeningen een speciale rol. Zo is er een grootboekrekening waarop debiteur-boekingen en een waarop alle crediteur-boekingen worden uitgevoerd. Andere grootboekrekeningen worden gebruikt voor het boeken van de omzetbelasting en de winst. In EekBoek heet dit een koppeling.

Boekingen worden uitgevoerd door middel van mutaties. Elke mutatie resulteert in een boekstuk, dat uit een of meer boekstukregels kan bestaan. Elke regel muteert één enkele grootboekrekening. Het totaal van de mutaties van alle boekstukregels van een boekstuk moet altijd nul zijn, dus er moeten evenveel debet als credit worden geboekt.

Boekstukken worden aangebracht in dagboeken. EekBoek kent vijf soorten dagboeken: inkoop, verkoop, bank, kas en memoriaal. Een administratie omvat altijd een of meer dagboeken en er kunnen meerdere dagboeken van hetzelfde type voorkomen. Zo wordt er voor elke bankrekening een apart dagboek van het type bank gebruikt.

Alle dagboeken behalve die van het type memoriaal kennen een vast toegekende tegenrekening. Dat houdt in dat na het verwerken van de boekstukregels het resulterende saldo automatisch wordt geboekt op de tegenrekening. Zo'n boekstuk is daarom altijd automatisch in balans. Voor boekstukken in memoriaals geldt dit niet, in deze boektsukken moeten alle boekstukregels tezamen in balans zijn. In het schema kan worden aangegeven welke dagboeken een administratie gebruikt alsmede voor elk dagboek de gewenste tegenrekening.

Voor de omzetbelasting (BTW) kan aan elke boekstukregel een BTW tarief worden gekoppeld. De verschillende BTW tarieven zijn gegroepeerd in BTW tariefgroepen. EekBoek kent de tariefgroepen geen, nul, hoog, laag, privé en anders. Boekingen met tariefgroep geen blijven bij de BTW-aangifte buiten beschouwing, de andere boekingen komen in de betreffende rubrieken op de aangifte terecht. Het definiëren van de te gebruiken BTW-tarieven geschiedt ook in het schema.

Rekeningschema Bakker

In de opzet van meneer Bakker bestaat een rekeningsschema op twee niveaus. Een niveau is de manier van indelen, het tweede niveau is de indeling zelf.

De manier van indelen betreft de hoofdverdichtingen, ook wel rubrieken genoemd:

Balansrekeningen:

• Rubriek 0 - Posten met een looptijd langer dan een jaar: bezittingen (gebouwen, auto’s) en schulden (langlopende lening)
• Rubriek 1 - Posten met een looptijd korter dan een jaar: kas, bank, giro, debiteuren, crediteuren, BTW, te betalen posten, etc
• Rubriek 2 - Tussenrekeningen: geld dat al wel is overgemaakt, maar nog niet is ontvangen of afgeschreven
• Rubriek 3 - Voorraadrekeningen

Resultatenrekeningen:

• Rubriek 4 - Bedrijfslasten: reiskosten, telefoonkosten, gas/water/electriciteit, drukwerkkosten
• Rubriek 5 en 6 - Rekeningen ten behoeve van het productieproces
• Rubriek 7 - Inkoopwaarde van de netto-omzet: de inkoopprijs van uw goederen
• Rubriek 8 - Netto-omzet of opbrengsten: gefactureerde opdrachten
• Rubriek 9 - Bijzondere baten en lasten en overige posten: rekeningen voor het opstellen van de resultatenrekening en incidentele winsten en verliezen die niet voortvloeien uit de normale bedrijfsoefening

Het tweede niveau is de nummering van (hoofd)verdichtingen:

2  Vlottende activa
   21  Handelsvoorraden
       2100  Voorraad
   22  Vorderingen
       2200  Debiteuren
   23  Liquide middelen
       2300  Kas

Hier bepaalt in elk rekeningnummer het eerste cijfer de hoofdverdichting en de eerste twee cijfers de verdichting. Dat kan natuurlijk alleen maar als je minder dan 10 (hoofd)verdichtingen hebt, of je moet het erg ruim gaan aanpakken:

02  Vlottende activa
    0201  Handelsvoorraden
          020100  Voorraad
    0202  Vorderingen
          020200  Debiteuren
    0203  Liquide middelen
          020300  Kas

Rekeningschema syntax regels

Een rekeningschema wordt opgegeven in een bestand genaamd schema.dat. De belangrijkste syntactische regels aan dit bestand zijn de volgende:

• De balansrekeningen moeten voorzien zijn van D of C (Debet of Credit).
• De resultaatrekeningen moeten voorzien zijn van K, N of O (Kosten, Neutraal of Omzet).
• De grootboekrekeningen moeten uniek zijn.
• De grootboekrekeningen moeten bij voorkeur aansluiten bij de verdichting waar zij betrekking op hebben, dus geen 6600 rekening in de hoofdverdichting 20 bijvoorbeeld.

Deze lijst is niet uitputtend en in EekBoek wordt een schema gevalideerd op syntactische juistheid door de module Schema.pm, welke automatisch wordt aangeroepen bij het opzetten van een administratie.

In de praktijk wordt vaak afgeweken van de Bakker rubrieken terwijl er wel een Bakker-achtige indeling wordt toegepast. Het voorbeeldschema van EekBoek heeft zo'n Bakker-achtige indeling maar wijkt af van de genoemde rubrieken.

Verdichtingen

Normaal lopen hoofdverdichtingen (rubrieken) van 1 tot en met 9 en de verdichtingen van 10 tot en met 99. Indien daarvan moet worden afgeweken, bijvoorbeeld omdat er meer of minder dan 99 verdichtingen zijn, dan kan dit worden opgegeven met de opdracht "Verdichting" in het schema. De twee getallen geven het hoogste nummer voor hoofdverdichtingen respectievelijk verdichtingen aan. Voorbeeld:

Verdichting 12 89

De hoofdverdichtingen lopen dan van 1 tot en met 12 en de verdichtingen van 13 tot en met 89.